menu Menü

FAQ - Datenmanagement

Welcher Personenkreis hat Zugriff auf das Datenmanagementsystem? arrow_drop_down

Das PotAS-Datenmanagementsystem ist für die Spitzenverbände der olympischen Winter- und Sommersportarten, für die PotAS-Geschäftsstelle, für die PotAS-Kommission und für den verantwortlichen IT-Dienstleister zugänglich. Die jeweiligen Zugriffsrechte sind nutzerspezifisch geregelt.

 

Wie ist zu verfahren, wenn sich während der Eingabephase ein Kommissionsmitglied in dem aufgerufenen Fragenkatalog oder in der Anhangsverwaltung befindet? arrow_drop_down

Dass sich ein Kommissionsmitglied in dem aufgerufenen Datensatz befindet, wird in Form einer Pop-Up Nachricht angezeigt. Das Kommissionsmitglied hat ausschließlich einsehbare Rechte und kann keine Eingaben bzw. Änderungen vornehmen. Damit das Recht der Bearbeitung auf den Verbandsnutzer übergehen kann, muss der Datensatz übernommen werden und die Sicherheitsabfrage mit JA beantwortet werden. Sollte die dann folgende Seite nicht nach wenigen Sekunden zur Verfügung stehen, kann der Vorgang mit der Taste F5 abgebrochen werden. Es wird empfohlen, sich aus dem Systems ab und wieder neu anzumelden. Danach sollte der Vorgang wiederholt werden, sofern der Hinweis auf das Kommissionsmitglied immer noch vorhanden ist. Hat sich auch hiernach kein Erfolg der Datensatzübernahme eingestellt, wird zur Kontaktaufnahme mit der Geschäftsstelle geraten.

 

Wie erfolgt der Zugriff auf das Datenmanagementsystem? arrow_drop_down

Über www.potas.de gelangen Sie unter dem Menüpunkt „PotAS-Datenmanagementsystem“ zu einem Bereich mit Informationen und einem Link für den passwortgeschützten Zugang.

Weiterführende Informationen zum Datenmanagementsystem

Wie erfolgt die Passwortvergabe und können weitere User angelegt werden, die bei der Bearbeitung der Fragenkataloge unterstützend mitwirken? arrow_drop_down

Von der Geschäftsstelle der PotAS-Kommission wird zunächst für jeden olympischen Spitzenverband ein Hauptverantwortlicher (i. d. R. der Sportdirektor) für die Dateneingabe festgelegt. Dieser erhält für den Erstzugang zum Datenmanagementsystem seine Zugangsdaten per E-Mail. Im Anschluss hat er die Möglichkeit einen Verbandshauptuser für die Bearbeitung der Fragenkataloge anzulegen, sofern er diesen nicht eigenständig beantwortet. Der Verbandshauptuser kann zur Unterstützung bei der Eingabe (wie auch der Sportdirektor selbst) weitere Verbandsuser einrichten. Wie die Einrichtung weiterer User vorgenommen werden kann, ist der Anleitung für das PotAS-Datenmanagementsystem zu entnehmen. Die verschiedenen Userrollen unterscheiden sich in den dahinter geschalteten Bearbeitungs- und Zugriffsrechten. Der Sportdirektor ist letztlich dafür verantwortlich, die bearbeiteten Fragenkataloge zu prüfen und freizugeben.

 

In welchem Zeitraum ist die Dateneingabe möglich? arrow_drop_down

Die Eingaben der Spitzenverbände können in einem festgelegten Zeitfenster vorgenommen werden. Die betroffenen Spitzenverbände werden zeitnah durch die PotAS-Geschäftsstelle via E-Mail über das Zeitfenster informiert. Nach Ende der Eingabezeit ist eine Änderung der Daten nicht mehr möglich. Es ist somit nur noch eine Einsichtnahme in die Daten möglich.

Wozu dienen die Kommentarfelder zu jedem Unterattribut und wann sind Anhänge notwendig? arrow_drop_down

Das allgemeine Verfahren basiert auf der Beantwortung der Fragen mit „Ja“ oder „Nein“. Alle mit „Ja“ beantworteten Fragen müssen von den Bundessportfachverbänden anhand von zusätzlichen Informationen oder Unterlagen belegt werden, um der PotAS-Kommission eine Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Angaben zu ermöglichen. Hierfür stehen zu jedem Unterattribut eine Kommentierungsmöglichkeit sowie eine Upload-Funktion für Dokumente im PDF-Format zur Verfügung. Der Anforderungs- und Bewertungsleitfaden bietet ab Seite 19 ein Verzeichnis möglicher hochzuladender Dokumente, die sich hinsichtlich der Struktur und Titel verbandsspezifisch unterscheiden können.

Kann ein Feedback zur Funktionalität des Datenmanagementsystems abgegeben werden? arrow_drop_down

Ja. Innerhalb des Datenmanagementsystems können die User Rückmeldungen, z. B. zur Systemfunktionalität, zur Kommunikation oder zum Strukturaufbau, geben. Es wird ausdrücklich darum gebeten diese Funktion zu nutzen.

Wie viele Dokumente können hochgeladen werden? arrow_drop_down

Es können bis zu 1000 Dokumente hinterlegt werden. Jedoch werden nur die Dokumente benötigt, die Antworten auf die jeweilige Fragestellung geben. Es gilt: Qualität vor Quantität. Redundanzen sind unbedingt zu vermeiden. 

Können Fragen disziplinübergreifend beantwortet werden? arrow_drop_down

Grundsätzlich ja. Die Entscheidung für eine disziplinübergreifende Beantwortung einer Frage liegt jedoch beim jeweiligen Spitzenverband. Sollte die PotAS-Kommission bei der Bewertung der jeweiligen Frage zu dem Schluss gelangen, dass eine disziplinübergreifende Beantwortung der Frage aus inhaltlich-fachlichen Gründen unzureichend war und tatsächlich eine disziplinscharfe Beantwortung notwendig gewesen wäre, kann die Frage mit „NEIN“ gewertet werden.

Wann kann ein Fragenkatalog abgeschlossen werden? Was passiert im Anschluss? arrow_drop_down

Nach vollständiger Beantwortung eines Fragenkatalogs erhält der Sportdirektor (verantwortlicher User) eine Information per E-Mail. Der Sportdirektor kann dann Korrekturen vornehmen und muss außerdem den Fragenkatalog final freigeben. Nur der Sportdirektor als verantwortlicher User des Spitzenverbandes ist berechtigt einen Fragenkatalog abzuschließen. Der abgeschlossene Fragenkatalog wird im Anschluss elektronisch der PotAS-Kommission zur Bewertung übergeben.

Können die Fragenkataloge nach Freigabe für die PotAS-Kommission nachträglich verändert werden? arrow_drop_down

Nein, eine nachträgliche Eingabe oder Korrektur von Daten ist nicht möglich.

Wie sicher sind meine Eingaben und hochgeladenen Dokumente? arrow_drop_down

Die Einhaltung der aktuellen Datenschutzrichtlinien nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie der IT-Sicherheitsstandards sind grundlegende Voraussetzungen für den Betrieb des Systems. Strenge technologische und organisatorische Maßnahmen im Aufbau der IT-Architektur nach den Schutzmaßnahmen des IT-Grundschutzkataloges des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) wurden im Rahmen des Datenmanagementsystems eingesetzt, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der in dem Datenmanagementsystem enthaltenen Daten zu gewährleisten. Alle Zugriffsmöglichkeiten auf das System sind zudem passwortgeschützt. Das System wird auf Servern beim Informationstechnikzentrum des Bundes (ITZ Bund) betrieben. In enger Zusammenarbeit mit dem BSI stellt das ITZ Bund abgesicherte hochverfügbare Netzzugänge bereit. Darüber hinaus sind unsere weiteren Vertragspartner nach ISO 27001 zertifiziert und stellen damit spezifizierte Anforderungen für die Implementierung von geeigneten Sicherheitsmechanismen sicher. Die erhobenen Daten und hochgeladenen Dokumente werden ausschließlich im Rahmen der Arbeit für eine Bewertung durch die PotAS-Kommission genutzt. Ausführlichere Informationen zum Datenschutz sind auf www.potas.de zu entnehmen.

Wer kann bei Fragen zum Datenmanagementsystem weiterhelfen? arrow_drop_down

Bei Fragen zum Datenmanagementsystem steht Ihnen die Geschäftsstelle der PotAS-Kommission gerne zur Verfügung. Ihr direkter Ansprechpartner ist Herr Marco Rehmer. Sie erreichen Herrn Rehmer telefonisch unter 0228/99640-9005 oder per E-Mail unter marco.rehmer@potas.de.