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FAQ

Welcher Personenkreis hat Zugriff auf das Datenmanagementsystem? arrow_drop_down

Das PotAS-Datenmanagementsystem ist für die Spitzenverbände der olympischen Winter- und Sommersportarten, für die PotAS-Geschäftsstelle, für die PotAS-Kommission und für den verantwortlichen IT-Dienstleister zugänglich. Die jeweiligen Zugriffsrechte sind nutzerspezifisch geregelt.

Der Link für das Datenmanagementsystem wird am 17. Juni 2019 an dieser Stelle erscheinen.

Wie erfolgt der Zugriff auf das Datenmanagementsystem? arrow_drop_down

Über www.potas.de gelangen Sie unter dem Menüpunkt „PotAS-Datenmanagementsystem“ zu einem Bereich mit Informationen und einem Link für den passwortgeschützten Zugang.

Weiterführende Informationen zum Datenmanagementsystem

Wie erfolgt die Passwortvergabe und können weitere User angelegt werden, die bei der Bearbeitung der Fragenkataloge unterstützend mitwirken? arrow_drop_down

Von der Geschäftsstelle der PotAS-Kommission wird zunächst für jeden olympischen Spitzenverband ein Hauptverantwortlicher (i. d. R. der Sportdirektor) für die Dateneingabe festgelegt. Dieser erhält für den Erstzugang zum Datenmanagementsystem seine Zugangsdaten per E-Mail. Im Anschluss hat er die Möglichkeit einen Verbandshauptuser für die Bearbeitung der Fragenkataloge anzulegen, sofern er diesen nicht eigenständig beantwortet. Der Verbandshauptuser kann zur Unterstützung bei der Eingabe (wie auch der Sportdirektor selbst) weitere Verbandsuser einrichten. Wie die Einrichtung weiterer User vorgenommen werden kann, ist der Anleitung für das PotAS-Datenmanagementsystem zu entnehmen. Die verschiedenen Userrollen unterscheiden sich in den dahinter geschalteten Bearbeitungs- und Zugriffsrechten. Der Sportdirektor ist letztlich dafür verantwortlich, die bearbeiteten Fragenkataloge zu prüfen und freizugeben.

 

In welchem Zeitraum ist die Dateneingabe möglich? arrow_drop_down

Die Eingaben der Spitzenverbände können in einem festgelegten Zeitfenster vorgenommen werden. Die betroffenen Spitzenverbände werden zeitnah durch die PotAS-Geschäftsstelle via E-Mail über das Zeitfenster informiert. Nach Ende der Eingabezeit ist eine Änderung der Daten nicht mehr möglich. Es ist somit nur noch eine Einsichtnahme in die Daten möglich.

Ist eine Verlängerung des Dateneingabezeitraumes möglich? arrow_drop_down

Nein, der Eingabezeitraum kann nicht verlängert werden.

Warum sind die Buttons der Erfolgsattribute grau eingefärbt und nicht editierbar? arrow_drop_down

Die Daten zu den Erfolgsattributen werden vom DOSB bereitgestellt und von der PotAS-Geschäftsstelle im System erfasst. Eine Bearbeitung dieser Hauptattribute durch die Spitzenverbände ist daher nicht notwendig. Der Prozess zur Berechnung der Erfolgsattribut kann im Anforderungs- und Bewertungsleitfaden transparent nachvollzogen werden.

Wozu dienen die Kommentarfelder zu jedem Unterattribut und wann sind Anhänge notwendig? arrow_drop_down

Das allgemeine Verfahren basiert auf der Beantwortung der Fragen mit „Ja“ oder „Nein“. Alle mit „Ja“ beantworteten Fragen müssen von den Bundessportfachverbänden anhand von zusätzlichen Informationen oder Unterlagen belegt werden, um der PotAS-Kommission eine Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Angaben zu ermöglichen. Hierfür stehen zu jedem Unterattribut eine Kommentierungsmöglichkeit sowie eine Upload-Funktion für Dokumente im PDF-Format zur Verfügung. Der Anforderungs- und Bewertungsleitfaden bietet ab Seite neun ein Verzeichnis möglicher hochzuladender Dokumente, die sich hinsichtlich der Struktur und Titel verbandsspezifisch unterscheiden können.

Kann ein Feedback zur Funktionalität des Datenmanagementsystems abgegeben werden? arrow_drop_down

Ja. Innerhalb des Datenmanagementsystems können die User Rückmeldungen, z. B. zur Systemfunktionalität, zur Kommunikation oder zum Strukturaufbau, geben. Es wird ausdrücklich darum gebeten diese Funktion zu nutzen.

Können Fragen disziplinübergreifend beantwortet werden? arrow_drop_down

Die Entscheidung für eine übergreifende Beantwortung liegt beim jeweiligen Spitzenverband. Sollte die PotAS-Kommission bei der Bewertung der Fragen zu dem Schluss gelangen, dass eine verbandsübergreifend beantwortete Frage für den betrachteten Spitzenverband aus inhaltlich-fachlichen Gründen nur disziplinspezifisch hätte beantwortet werden können, wird die Frage mit „NEIN“ gewertet.

Wann kann ein Fragenkatalog abgeschlossen werden? Was passiert im Anschluss? arrow_drop_down

Nach vollständiger Beantwortung eines Fragenkatalogs erhält der Sportdirektor (verantwortlicher User) eine Information per E-Mail. Der Sportdirektor kann dann Korrekturen vornehmen und muss außerdem den Fragenkatalog final freigeben. Nur der Sportdirektor als verantwortlicher User des Spitzenverbandes ist berechtigt einen Fragenkatalog abzuschließen. Der abgeschlossene Fragenkatalog wird im Anschluss elektronisch der PotAS-Kommission zur Bewertung übergeben.

Können die Fragenkataloge nach Freigabe für die PotAS-Kommission nachträglich verändert werden? arrow_drop_down

Nein, eine nachträgliche Eingabe oder Korrektur von Daten ist nicht möglich.

Wie sicher sind meine Eingaben und hochgeladenen Dokumente? arrow_drop_down

Die Einhaltung der aktuellen Datenschutzrichtlinien nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie der IT-Sicherheitsstandards sind grundlegende Voraussetzungen für den Betrieb des Systems. Strenge technologische und organisatorische Maßnahmen im Aufbau der IT-Architektur nach den Schutzmaßnahmen des IT-Grundschutzkataloges des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) wurden im Rahmen des Datenmanagementsystems eingesetzt, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der in dem Datenmanagementsystem enthaltenen Daten zu gewährleisten. Alle Zugriffsmöglichkeiten auf das System sind zudem passwortgeschützt. Das System wird auf Servern beim Informationstechnikzentrum des Bundes (ITZ Bund) betrieben. In enger Zusammenarbeit mit dem BSI stellt das ITZ Bund abgesicherte hochverfügbare Netzzugänge bereit. Darüber hinaus sind unsere weiteren Vertragspartner nach ISO 27001 zertifiziert und stellen damit spezifizierte Anforderungen für die Implementierung von geeigneten Sicherheitsmechanismen sicher. Die erhobenen Daten und hochgeladenen Dokumente werden ausschließlich im Rahmen der Arbeit für eine Bewertung durch die PotAS-Kommission genutzt. Ausführlichere Informationen zum Datenschutz sind auf www.potas.de zu entnehmen.

Wer kann bei Fragen zum Datenmanagementsystem weiterhelfen? arrow_drop_down

Bei Fragen zum Datenmanagementsystem steht Ihnen die Geschäftsstelle der PotAS-Kommission gerne zur Verfügung. Ihr direkter Ansprechpartner ist Herr Marco Rehmer. Sie erreichen Herrn Rehmer telefonisch unter 0228/99640-9005 oder per E-Mail unter marco.rehmer@potas.de.