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FAQ

Für wen ist das PotAS-Datenmanagementsystem zugänglich? arrow_drop_down

Das PotAS-Datenmanagementsystem ist ausschließlich für die Bundessportfachverbände der olympischen Winter- und Sommersportarten zugänglich. Vom 15. März 2018 bis zum 22. Mai 2018 ist der Zugang zunächst nur für die Bundessportfachverbände der olympischen Wintersportarten freigeschaltet. Der Eingabezeitraum für die Bundessportfachverbände der olympischen Sommersportarten wird voraussichtlich im Herbst 2018 starten. Die entsprechenden Verbände werden rechtzeitig per Mail über die genaue Terminierung informiert.

⇒Hier geht es zum PotAS-Datenmanagementsystem

 

 

 

Wie kann auf das Datenmanagementsystem zugegriffen werden? arrow_drop_down

Auf www.potas.de befinden sich unter dem Menüpunkt „PotAS-Datenmanagementsystem“ Informationen und der Link zum passwortgeschützten Verbandszugang. Durch die Eingabe des Benutzernamens und des persönlichen Passworts wird dem User der Zugriff gewährt.

Weiterführende Informationen zum Datenmanagementsystem

Gibt es eine Anleitung wie das Datenmanagementsystem zu nutzen ist? arrow_drop_down

Ja. Eine Anleitung steht auf www.potas.de als PDF-Datei zum Download bereit. Auch direkt von der Anmeldeseite des Datenmanagementsystems kann diese heruntergeladen werden. Nach erfolgter Anmeldung kann innerhalb des Datenmanagementsystems ebenfalls auf die Anleitung zugegriffen werden. Der Zugriff erfolgt über einen Button auf der Startseite des Systems.

Anleitung PotAS-Datenmanagementsystem (PDF, 690 KB)

Wie erfolgt die Passwortvergabe und können weitere User angelegt werden, die bei der Bearbeitung der Fragenkataloge unterstützend mitwirken? arrow_drop_down

Von der Geschäftsstelle der PotAS-Kommission wird zunächst für jeden Bundessportfachverband ein Hauptverantwortlicher (i. d. R. der Verbandssportdirektor) für die Dateneingabe festgelegt. Dieser erhält für den Erstzugang zum Datenmanagementsystem seine Zugangsdaten per Mail. Im Anschluss hat er die Möglichkeit einen Verbandshauptuser für die Bearbeitung der Fragenkataloge anzulegen, sofern er diesen nicht eigenständig beantwortet. Der Verbandshauptuser kann zur Unterstützung bei der Eingabe (wie auch der Verbandssportdirektor selber) weitere Verbandsuser einrichten. Wie die Einrichtung weiterer User vorgenommen werden kann, ist der Anleitung für das PotAS-Datenmanagementsystem zu entnehmen. Die verschiedenen Userrollen unterscheiden sich in den dahinter geschalteten Bearbeitungs- und Zugriffsrechten. Der Verbandssportdirektor ist letztlich verantwortlich dafür die bearbeiteten Fragenkataloge zu prüfen und freizugeben.

Anleitung PotAS-Datenmanagementsystem (PDF, 690 KB)

In welchem Zeitraum ist die Dateneingabe möglich? arrow_drop_down

Die Eingabe der Daten durch die Bundessportfachverbände der olympischen Wintersportarten kann vom 15. März 2018 bis zum 22. Mai 2018 erfolgen. Danach ist die Eingabemöglichkeit deaktiviert. Die Daten können dann nur noch eingesehen werden.  Der Eingabezeitraum für die Bundessportfachverbände der olympischen Sommersportarten ist noch nicht festgelegt. Die entsprechenden Bundessportfachverbände werden rechtzeitig per Mail über die Terminierung informiert.

Ist eine Verlängerung des Dateneingabezeitraumes möglich? arrow_drop_down

Nein, eine Verlängerung bzw. Eingabe der Daten über den 22. Mai 2018 hinaus nicht möglich. Damit eine haushälterische Wirksamkeit und eine allfähige finanzielle Aufstockung zum 01. Januar 2019 erfolgen kann, muss der durch die Auftraggeber (Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat und Deutscher Olympischer Sportbund) vorgegebene Zeitrahmen zwingend eingehalten werden.

Warum sind die Buttons der Hauptattribute eins bis vier grau eingefärbt und für die User der Bundesportfachverbände nicht veränderbar? arrow_drop_down

Die Daten zu den ersten vier Hauptattributen (Erfolge) werden vom DOSB bereitgestellt und von der PotAS-Geschäftsstelle im System erfasst. Eine Bearbeitung dieser Hauptattribute seitens der Bundessportfachverbände ist daher nicht notwendig. Die Herleitung der Werte für die Hauptattribute eins bis vier können im Anforderungs- und Bewertungsleitfaden nachgelesen werden.

Wozu dienen die Kommentarfelder zu jedem Unterattribut und wann sind Anhänge notwendig? arrow_drop_down

Das allgemeine Verfahren basiert auf der Beantwortung der Fragen mit „Ja“ oder „Nein“. Alle mit „Ja“ beantworteten Fragen müssen von den Bundessportfachverbänden anhand von zusätzlichen Informationen oder Unterlagen belegt werden, um der PotAS-Kommission eine Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Angaben zu ermöglichen. Hierfür stehen zu jedem Unterattribut eine Kommentierungsmöglichkeit sowie eine Upload-Funktion für Dokumente im PDF-Format zur Verfügung. Der Anforderungs- und Bewertungsleitfaden bietet ab Seite neun ein Verzeichnis möglicher hochzuladender Dokumente, die sich hinsichtlich der Struktur und Titel verbandsspezifisch unterscheiden können.

Anforderungs- und Bewertungsleitfaden

Kann unabhängig vom Fragenkatalog ein Feedback abgegeben werden? arrow_drop_down

Ja. Innerhalb des Datenmanagementsystems können die User Rückmeldungen, z. B. zur Systemfunktionalität, zur Kommunikation oder zum Strukturaufbau, geben. Es wird ausdrücklich darum gebeten diese Funktion zu nutzen. Die dortigen Hinweise und Anmerkungen fließen nicht in die Bewertung durch die Kommission ein und werden ebenso vertraulich behandelt wie alle anderen Eingaben. Die Angaben werden ausschließlich zur Optimierung und Weiterentwicklung des Datenmanagementsystems genutzt.

Können Disziplinen/Fragenkataloge zusammengefasst werden, wenn es inhaltlich keine Unterschiede gibt (z.B. von Frauen und Männern)? arrow_drop_down

Die Aufteilung der Disziplinen in Frauen und Männer ist in Abstimmung mit dem DOSB erfolgt. Die geschlechtsbezogenen Fragenkataloge sind unabhängig voneinander zu beantworten, da es durchaus unterschiedliche Strukturen innerhalb eines Bundessportfachverbandes geben kann. Für die Nachweiserbringung ist es allerdings ausreichend, wenn über die Kommentarfelder ein kurzer Verweis auf die gleichen Fragen eines anderen Fragenkatalogs gegeben wird. Diese Vorgehensweise kann erfolgen, wenn beispielsweise die Konzepte einer Disziplin bei Frauen und Männern identisch sind.

Wann kann ein Fragenkatalog abgeschlossen werden? Was passiert danach? arrow_drop_down

Nach vollständiger Beantwortung eines Fragenkatalogs, erhält der Verbandssportdirektor eine Information per Mail, dass dieser zur Prüfung und Freigabe vorliegt. Nur der Verbandssportdirektor ist berechtigt einen Fragenkatalog abzuschließen. Der abgeschlossene Fragenkatalog wird danach auf elektronischem Weg der PotAS-Kommission zur Bewertung übergeben.

Ist nach Abschluss eines Fragenkatalogs eine Korrektur bzw. eine Veränderung der Eingaben in das Datenmanagementsystem seitens der Bundesportfachverbände noch möglich? arrow_drop_down

Nein, eine nachträgliche Eingabe oder Korrektur von Daten ist nicht möglich. Ein von den Bundessportfachverbänden abgeschlossener und an die PotAS-Kommission zur Bewertung übergebener Fragenkatalog steht den Bundessportfachverbänden nur noch zur Einsicht zur Verfügung.

Besteht die Möglichkeit nach dem Dateneingabezeitraum inhaltliche Fragen zu den Attributen im Dialog mit der Kommission zu klären? arrow_drop_down

Nach Abschluss der Dateneingabe, jedoch vor der finalen Bewertung durch die PotAS-Kommission, wird ein Anhörungsverfahren zur Klärung inhaltlicher Fragen angeboten. Dieses Verfahren sieht die Möglichkeit eines persönlichen Informationsaustauschs der Bundessportfachverbände mit den Mitgliedern der PotAS-Kommission vor. Darüber hinaus können auch die Mitglieder der PotAS-Kommission die Bundessportfachverbände zu ihren Eintragungen in das Online-Eingabesystem befragen, sofern die zur Verfügung gestellten Informationen unvollständig oder nicht ausreichend sind, um ein Unterattribut bzw. Frage zu beurteilen. Am Anhörungsverfahren nehmen die ordentlichen Mitglieder der PotAS-Kommission, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PotAS-Geschäftsstelle und die Vertreter der Bundessportfachverbände teil. Für die Gespräche kann ein Bundessportfachverband maximal drei Personen aus dem Verband benennen, wobei einer der Sportdirektor sein sollte. Der Termin für das Anhörungsverfahren für die Bundessportfachverbände der olympischen Wintersportarten findet am 01. und 02. Juni 2018 in München statt. Die Teilnahme basiert auf Freiwilligkeit.  

Wie sicher sind meine Eingaben und hochgeladenen Dokumente? arrow_drop_down

Die Einhaltung der aktuellen Datenschutzrichtlinien nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie der IT-Sicherheitsstandards sind grundlegende Voraussetzungen für den Betrieb des Systems. Strenge technologische und organisatorische Maßnahmen im Aufbau der IT-Architektur nach den Schutzmaßnahmen des IT-Grundschutzkataloges des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) wurden im Rahmen des Datenmanagementsystems eingesetzt, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der in dem Datenmanagementsystem enthaltenen Daten zu gewährleisten. Alle Zugriffsmöglichkeiten auf das System sind zudem passwortgeschützt. Das System wird auf Servern beim Informationstechnikzentrum des Bundes (ITZ Bund) betrieben. In enger Zusammenarbeit mit dem BSI stellt das ITZ Bund abgesicherte hochverfügbare Netzzugänge bereit. Darüber hinaus sind unsere weiteren Vertragspartner nach ISO 27001 zertifiziert und stellen damit spezifizierte Anforderungen für die Implementierung von geeigneten Sicherheitsmechanismen sicher. Die erhobenen Daten und hochgeladenen Dokumente werden ausschließlich im Rahmen der Arbeit für eine Bewertung durch die PotAS-Kommission genutzt. Ausführlichere Informationen zum Datenschutz sind auf www.potas.de zu entnehmen.

Wer kann bei Fragen zum Datenmanagementsystem weiterhelfen? arrow_drop_down

Bei Fragen zum Datenmanagementsystem steht Ihnen die Geschäftsstelle der PotAS-Kommission gerne zur Verfügung. Ihr direkter Ansprechpartner ist Marco Rehmer. Ihn erreichen Sie telefonisch unter 0228-996409005 oder per Mail unter marco.rehmer@potas.de. Weitere Informationen zum Datenmanagementsystem erhalten Sie auch auf www.potas.de und im Anforderungs- und Bewertungsleitfaden.